Na het recente afbreken van de aanbesteding voor de aankoop van nieuwe motorkleding van de politie, sprak Nieuwsmotor.nl hierover met Ilse Mulder, Producten- & Dienstenmanager Politie-uitrusting en Theo Brakenhoff, Tactisch Inkoper bij de politie. Zij zijn verantwoordelijk voor de aanbesteding van de nieuwe kleding voor de motorrijders van de politie. 

Wat is er mis gegaan?
“We waren op zoek naar één leverancier voor alle motorkleding van onze motorrijders. Naar aanleiding van de aanbesteding deden twee bedrijven mee met een inschrijving. Helaas voldeden beide inschrijvers niet aan de officiële vraagstelling.” 

Hoe ging dat dan?
“Topskin (moederbedrijf Damen Leathers, red.) uit Nederland en Richa uit België hebben alle gevraagde samples aangeleverd, waarop dan een serie controles volgt. De eerste controle is om vast te stellen of alle documenten en aantallen kloppen. Dit was in orde, waarop begonnen is met de tweede ronde; een volledige inspectie van de aangeleverde pakketten in vergelijking met de aanbestedingsspecificaties. Hierbij werden bij de doorwaaipakken, waar we toevallig mee waren begonnen, van beide leveranciers dermate veel afwijkingen gevonden, dat in overleg met onze juristen besloten is de aanbesteding af te breken.”

Wat was er mis?
“Het ging daarbij om een opeenstapeling van fouten, dus zaken die niet voldeden aan de gestelde specificaties. Als klein voorbeeld was de gebruikte kleur blauw de oude en dus verkeerde kleur en de kleur fluorgeel niet conform de gevraagde specificaties. Dit betekent dan dat de samples officieel niet voldoen aan de gevraagde specificaties, waarop we niet door konden gaan met het testproces.”

Hoe komt dit volgens u?
“De markt heeft te weinig vragen gesteld. Bijvoorbeeld de vraag of de samples al moesten voldoen aan de gevraagde kleurenspecificaties. Misschien was het nu lastig om voor een kleine hoeveelheid samples wel 1000 meter blauwe stof te moeten bestellen, maar als het erin staat zou je in ieder geval moeten uitvragen wat de bedoeling is. We organiseren wel kennissessies en hebben dat ook voor deze aanbesteding gedaan, maar blijkbaar informeren de partijen zich toch niet genoeg. Overigens is dat zeker niet specifiek zo voor deze aanbesteding, helaas zien we dat ook bij veel andere aanbestedingen gebeuren.”

Waarom deden de grote namen niet mee?
“Daar hebben we zeker contact mee gehad. Het is zeer spijtig, maar onze order is te klein voor de grote merken, ook al gaat het ongeveer om een miljoen euro per jaar met een langere looptijd. Zo wil bijvoorbeeld Rukka best textielpakken leveren, maar géén pakken maken volgens onze specificaties. Dan zou je misschien zo’n pak wel kunnen gebruiken, maar dan moet bijvoorbeeld de koppel (riem met wapens en ander materiaal, red) opeens ergens over het pak heen, dat is ook niet gewenst. We hebben contact gehad met alle grote merken, maar komen door de combinatie van schaalgrootte en specifieke wensen altijd uit bij de kleinere leveranciers, omdat zij wèl maatwerk kunnen en willen leveren.”

Was er wel genoeg geld beschikbaar?
“Zeker wel. Een marktconsultatie heeft -deels via internet- plaatsgevonden, waarna we op een gemiddelde prijs uitkwamen. Daar hebben we zelfs nog 10 à 15% bij hebben gedaan, om tot een hogere kwaliteit te kunnen komen. We weten echt heel goed wie wat levert en wat de prijzen zijn, we hebben met alle bekende merken gesproken en alle producten bekeken. We geloven dan ook zeker niet dat dat de prijs een factor was. Hele dure pakken vallen niet af door de prijs, maar zijn geen optie omdat die partijen, zoals gezegd, geen pakken naar de nodige specificaties voor onze politiemensen willen maken.”

En nu?
“We gaan toch weer kijken naar losse kavels voor regenkleding, doorwaaipakken en leer. Misschien kunnen we met losse leveranciers meer expertise per productgroep krijgen. De één weet meer van leer en de ander van regenkleding of doorwaai, ook weer omdat we met de kleinere spelers moeten werken. Dat is niet eenvoudig, omdat we aan de ene kant het beste per materiaalgroep voor onze motorrijders willen, maar het ook nodig is dat alles bij elkaar aansluit. Omdat bijvoorbeeld het regenpak wel over alles heen moet passen. Of dat een motorrijder misschien wel een leren broek tegelijk met een doorwaai-jas wil dragen. We gaan deze aanbesteding opnieuw onderzoeken en hopen dan nog in 2020 opnieuw een inschrijving te publiceren.”